記錄的編制要求
1、總體要求
根據(jù)質量手冊和程序文件以及可追溯性要求,對管理體系中所需要的記錄進行規(guī)劃,同時,對表格的標記、編目、格式、表名內容、審批程序以及記錄要求做出統(tǒng)一規(guī)定。在編制程序文件的同時,分別制定與各程序相適應的記錄表格,必要時可將表格附在程序文件后面。
2、記錄的充分性與有效性
記錄應當盡可能全面反映產(chǎn)品形成過程和結果以及質量管理體系的運行狀態(tài)和效果,為質量管理和質量保證工作提供必要的信息。但并不意味著記錄越多越好,原則是“做有痕、追有蹤、查有據(jù)”,體現(xiàn)客觀、規(guī)范、準確、及時的精神。
3、記錄的標準化
記錄的方式、格式、載體、用筆、裝訂、字體等均應標準化、規(guī)范化、文件化。格式統(tǒng)一,便于填制,也便于統(tǒng)計和分析,同時也為進一步使用計算機進行信息管理打下基礎。記錄的填寫必須規(guī)范、正確、清楚,以滿足證實與質量改進的需要。
4、記錄的實用性
在確定每一記錄的內容時,應考慮記錄的實用性,歸檔和保存要符合規(guī)定要求,保證記錄檢索方便,信息共享。不能為質量管理和質量保證提供證據(jù)的信息,不應體現(xiàn)在記錄中。記錄格式設計既要包括充分的信息內容,也要盡量減少記錄人員的書寫工作量。
5、記錄的真實性和準確性
只有記錄真實準確地記載信息,才能為開展質量管理和質量保證提供科學的依據(jù)。記錄的失真、失實、模糊不清都將失去使用價值,甚至會造成產(chǎn)品質量失控和領導決策的失誤。為此,在確定記錄的格式和內容時易于貯存、查閱、分析和控制,應對記錄的標識做出明確規(guī)定,必要時,制定記錄的管理程序。
記錄的內容
名稱、編號、記錄的時間、記錄的地點、記錄人員的簽名。記錄的項目按先后順序排列,一般包括項目名稱、實際數(shù)據(jù)或活動紀實等。記錄人員的評論或評價、記錄人員的判定依據(jù)、其他需記錄的事項。檢驗原始記錄要根據(jù)產(chǎn)品標準中檢驗方法、方法標準或作業(yè)指導書的要求,逐項設計檢測原始記錄表格,內容設計應包括標準或作業(yè)指導書中規(guī)定應記錄的所有信息。
記錄表格的編制設計
1、格式設計
記錄無固定格式,很難給出一個統(tǒng)一的模式,根據(jù)需要設定。在符合要求的基礎上,結合自身需要來確定記錄的格式與內容,記錄的數(shù)量也會因機構性質和規(guī)模的不同而存在差異,不可盲目照搬別人的記錄格式。在日常工作中所用的記錄可采用加注編號的方式予以標識,不需要加蓋受控章。
2、審核批準
匯總所有記錄表格組織有關部門、人員進行審核。審核的重點是從管理體系整體性出發(fā),在各表格間的內在聯(lián)系和協(xié)調性、表式的統(tǒng)一性和內容的完整性。審核并做相應的修改后,報主管領導批準。
3、匯編成冊
將所有表樣統(tǒng)一編號受控,匯編成冊發(fā)布執(zhí)行。必要時,對某些較為復雜的記錄表格要規(guī)定填寫要求或說明。
4、格式更改
實驗室有關人員對記錄格式有修改建議時應書面提出,采納后由原起草部門統(tǒng)一更改,經(jīng)原審批人審核、批準。 原審核、批準人調離崗位時,由接替其工作的人員審核、批準。文件更改應發(fā)出文件更改通知單。 文件更改通知單應載明更改通知單號、更改文件的名稱、更改內容、更改實施日期,更改人、審核人和批準人簽字。
在ISO等國際組織1993年聯(lián)合頒布《測量不確定度表示指南（GUM）》以前，我國計量系統(tǒng)在計量檢定規(guī)程和檢定系統(tǒng)表制定、計量基標準建立、標準物質定值、計量標準考核等工作中廣泛應用的是測量誤差理論。GUM的頒布為全球測量不確定度評定與表示提出了通用方法，后來又推出包括蒙特卡洛法（MCM）等補充性文件。
